Dokumentenversionen auflisten und löschen per PowerShell

Alle Dokumentenversionen einer Dokumentenbibliothek inklusive Dateigrößen per PowerShell anzeigen und löschen

Manchmal fällt es auf, dass die SharePoint-Seiten bzw. Dokumentenbibliotheken viel Speicherplatz belegen, obwohl die Summe der eigentlichen Dateien viel geringer ist.

Der Speicherplatzverbrauch ist evtl. durch verbrauchte Speicher-Quota oder durch das Betrachten der Speichermetriken (Websiteeinstellungen > Websitesammlungsverwaltung > Speichermetriken) aufgefallen.

Storage Metrics - Speichermetriken - _layouts-storman.aspx - SharePoint 2013

Die echten Dateigrößen kann man sich anzeigen lassen, indem man die Dokumentenbibliotheks- oder Dateieigenschaften im Windows-Explorer per WebDav-Protokoll öffnet.
(Dokumentenbibliothek im IE > Reiter „Bibliothek“ > „Mit Explorer öffnen“). SharePoint Bibliothek - Reiter BIBLIOTHEK - Menü lang - Mit Explorer öffnen Button - SharePoint 2013

Falls die in Speichermetriken angezeigten Datengrößen von den Tatsächlichen Dateigrößen abweichen, dann könnte es sein, dass die Speicherbelegung durch die Dokumentenversionen zustande kommt. Denn auch wenn nur geringe Änderungen in einem (großen) Dokument durchgeführt werden, wird (bei eingeschalteter Versionierung) jedes mal eine komplette Kopie dieser großen Datei erstellt.

Mehrere Probleme bei aktivierter Versionierung

Deaktivieren der Versionierung löscht die Versionen nicht

Nach dem Deaktivieren der Versionierung bzw. Begrenzung der Anzahl der Versionen werden bereits vorhandene Dokumentenversionen nicht gelöscht bzw. nicht bereinigt, somit wird der bereits belegte Speicher nicht freigegeben.

OneNote Versionen können nicht angezeigt/gelöscht werden

In unserem SharePoint 2013 System wird für OneNote-Notizbücher das Kontextmenü zum Anzeigen und Löschen der Versionen nicht angezeigt.

Die im SharePoint vorhandenen Versionen des OneNote-Dokumentes wurden nicht gelöscht, nachdem die Versionen im OneNote-Dokument selbst gelöscht und inklusive Papierkorb im Dokument deaktiviert wurden.

Skript für das Auflisten aller Dokumenten-Versionen und deren Datengröße innerhalb einer Dokumentenbibliothek

Dieses Skript wird alle Dokumente und deren Versionen einer Dokumentenbibliothek inklusive Speicherplatzbelegung und Dateigrössensummen als Tabelle und Liste ausgeben.

Das Skript am besten in einer PowerShell-ISE blockweise ausführen.

Das Skript zeigt alle Elemente der Dokumentenbibliothek (Listenelemente) und Anzahl der Versionen pro Listeneintrag.

Hinweis: OneNote-Notizbücher werden wie Ordner und OneNote-Abschnitte bzw. Reiter als einzelne Dateien mit eigenen Versionen behandelt.

Dokumentenbibliothek - Listenelemente - Versionen Anzahl - PowerShell

 

Dann werden die eigentlichen Dokumente (inklusive unter anderem Dateigröße, Anzahl der Versionen, Speicherplatzsumme der Versionen pro Dokument usw.) ausgegeben.

Am Ende der Tabelle wird die Dateigröße aller Dokumente der Dokumentenbibliothek (Dateigrössensumme) und der Speicherplatzverbrauch aller Versionen in der Dokumentenbibliothek ausgegeben.

 Dokumentenbibliothek - Tabelle - Dokumentenversionen - Dateigroesse, Anzahl Versionen, Dateisumme der Versionen - PowerShell

 

Am Ende des Skriptes werden die Dateien mit dazugehörigen Versionen als eine Liste ausgegeben und die Gesamtsumme der Dokumentenbibliothek (alle Dateien plus alle Versionen) ausgegeben.

Dokumentenbibliothek - Liste - Dokumentenversionen - Dateigroesse, Versionen - PowerShell

Dokumentenbibliothek - Liste - Dokumentenversionen - Dateigroesse, Versionen, Summe Dateien und Versionen - PowerShell

Erstellung der Versionen per PowerShell deaktivieren

Die Versionierung kann man entweder direkt im SharePoint deaktivieren: Dokumentenbibliothek > Reiter „Bibliothek“ > Bibliothekeinstellungen > „Versionsverwaltungseinstellungen

oder mit Hilfe des nachfolgenden Skriptes.

 

Versionsverwaltungseinstellungen - EnableVersioning - Disable Versioning - PowerShell Skript

Dokumentenbibliothek - Reiter Bibliothek - Bibliothekeinstellungen - Versionsverwaltungseinstellungen - Keine Versionskontrolle - SharePoint 2013

Alle Versionen in einer Dokumentenbibliothek löschen per PowerShell-Skript

Dieses Skript löscht alle Versionen aller Dokumente in einer Dokumentenbibliothek. Dabei ist es für das Skript irrelevant, ob die Versionierung in den „Versionsverwaltungseinstellungen“ aktiviert oder deaktiviert ist.

Wie immer gilt: Vorher immer ein Backup anfertigen!

Das Skript auch am besten in einer PowerShell-ISE blockweise ausführen.

 

Alle versionen in einer Dokumentenbibliothek löschen - PowerShell

Nun sind alle Versionen entfernt und nur noch die Dokumente selbst sind vorhanden.

 Dokumentenbibliothek - Listenelemente - Versionen Anzahl 1 - PowerShell

Dokumentenbibliothek - Tabelle - Dokumentenversionen - Dateigroesse, Anzahl Versionen, Dateisumme der Versionen 0 - PowerShell

Dokumentenbibliothek - Liste - Dokumentenversionen - Dateigroesse, Versionen - Nur Summe der Dateien geblieben - PowerShell

Links und Quellen

MissingSetupFile – Missing Server Side Dependencies – Fix

MissingSetupFile

MissingSetupFile – File is referenced [1] times in the database, but is not installed on the current farm

MissingSetupFile – File [Features\Brandysoft.SharePoint.ADSelfService\ADSelfService.dwp] is referenced [1] times in the database [WSS_Content], but is not installed on the current farm. Please install any feature/solution which contains this file.

MissingSetupFile – Auf die Datei wird in der Datenbank [1] Mal verwiesen, sie ist jedoch für die aktuelle Farm nicht installiert

MissingSetupFile – Auf die Datei ‚[Features\Brandysoft.SharePoint.ADSelfService\ADSelfService.dwp]‘ wird in der Datenbank [‚WSS_Content‘] [1] Mal verwiesen, sie ist jedoch für die aktuelle Farm nicht installiert. Installieren Sie ein Feature oder eine Lösung, das bzw. die diese Datei enthält. Auf mindestens eine nicht in der aktuellen Farm installierte Setupdatei wird in der Datenbank [‚WSS_Content‘] verwiesen. Installieren Sie die Features oder Lösungen, die diese Dateien enthalten.

Serverseitige Abhängigkeiten fehlen

Title
Serverseitige Abhängigkeiten fehlen.

[MissingSetupFile] Auf die Datei ‚[Features\Brandysoft.SharePoint.ADSelfService\ADSelfService.dwp]‘ wird in der Datenbank [‚WSS_Content‘] [1] Mal verwiesen, sie ist jedoch für die aktuelle Farm nicht installiert. Installieren Sie ein Feature oder eine Lösung, das bzw. die diese Datei enthält. Auf mindestens eine nicht in der aktuellen Farm installierte Setupdatei wird in der Datenbank [‚WSS_Content‘] verwiesen. Installieren Sie die Features oder Lösungen, die diese Dateien enthalten. MissingSetupFile – Missing Server Side Dependencies – Fix weiterlesen

Nintex Workflows auflisten (Statusabhängig) – Tipp

Nintex Workflows auflisten (je nach Workflow-Status)

In diesem kurzen Tipp-Artikel zeige ich, wie man Nintex-Workflows nach Status (Running, Completed, Cancelled, Error) gefiltert, auflisten kann.

Das könnte z.B. dann hilfreich sein, wenn ein Workflow eine Mail verschickt, und man herausfinden will, welcher Workflow denn das nun genau tut.

Nintex Workflows auflisten (Statusabhängig) – Tipp weiterlesen

Telnet-Client per PowerShell installieren – Tipp

Telnet-Client per PowerShell auf einem Windows Server installieren

Mit Hilfe des Telnet-Client kann getestet werden, ob die Verbindung zu einem Server auf einem bestimmten Port funktioniert.

Leider ist der Telnet-Client zwar vorhanden, aber in Windows standardmäßig nicht aktiviert (als Feature nicht installiert).

In diesem kurzen Tipp möchte ich zeigen, wie man Telnet-Client per PowerShell installieren kann.

Telnet-Client per PowerShell installieren – Tipp weiterlesen

Event-ID: 8313 – A failure was reported when trying to invoke a service application: EndpointFailure

Problem

Event-ID: 8313 – SharePoint Foundation – Topologie – Fehler beim Versuch, eine Dienstanwendung aufzurufen: EndpointFailure

Fehler beim Versuch, eine Dienstanwendung aufzurufen: EndpointFailure.
. . .

Event-ID: 8313 – SharePoint Foundation – Topologie – A failure was reported when trying to invoke a service application: EndpointFailure

A failure was reported when trying to invoke a service application: EndpointFailure
. . .

Event-ID: 8313 – A failure was reported when trying to invoke a service application: EndpointFailure weiterlesen

CHKDSK Log – Ergebnisse der Fehlerüberprüfung finden

CHKDSK Log

In manchen Fällen möchte man sich die Ergebnisse vom CHKDSK Lauf (Datenträger-Fehlerüberprüfung) anschauen.

Das ist z.B. der Fall, wenn Windows einen Festplattenfehler feststellt und nach einem Neustart anfängt CHKDSK auszuführen. Das Problem dabei ist, dass die Festplatten-Überprüfung recht lange dauert und die Ergebnisse am Ende des CHKDSK-Checks kurz angezeigt werden und der Rechner danach sofort hochfährt. Sitzt man am Ende der Überprüfung nicht vor dem Bildschirm, so hat man scheinbar Pech gehabt. In dem Moment bleibt es erst einmal unklar, ob CHKDSK Fehler gefunden und repariert hat.

Manchmal werden die CHKDSK-Ergebnisse auch gar nicht angezeigt wie im Fall von Windows 10

CHKDSK Check Windows 10 - Windows Start - Laufwerk C wird überprüft

In dieser Anleitung zeige ich, wie man das CHKDSK Log auch nachträglich finden und anschauen kann.

CHKDSK Log – Ergebnisse der Fehlerüberprüfung finden weiterlesen

Alte IIS C:\inetpub\logs\LogFiles nach X Tagen bereinigen

IIS Log Dateien löschen, die älter sind als X Tage

Es kann passieren, dass der Ordner in dem der Web-Server die Log-Dateien speichert (C:\inetpub\logs\LogFiles) mit der Zeit recht groß wird.

Im Internetinformationsdienste (IIS)-Manager selbst kann man nur auswählen, wie oft eine neue Log-Datei erstellt oder wie groß die Log-Datei werden soll. Auch kann eingestellt werden, dass keine neuen Protokolldateien erstellt werden sollen. Allerdings kann nicht eingestellt werden, dass die neusten Dateien behalten und die alten Log-Dateien gelöscht werden.

internetinformationsdienste-iis-manager-protokollierung-c-inetpub-logs-logfiles

Wie die IIS Log Dateien, die älter als X Tage sind, trotzdem regelmäßig gelöscht werden können, zeige ich in diesem kurzen Artikel weiter unten.

Alte IIS C:\inetpub\logs\LogFiles nach X Tagen bereinigen weiterlesen

Nintex Workflow 2013 und Nintex Forms 2013 Installation

In diesem Artikel werde ich eine Nintex Workflow 2013 und Nintex Forms 2013 Installation in einer 3 Tier SharePoint-Farm durchführen und auf Besonderheiten und Probleme eingehen. Nintex Workflow 2013 und Nintex Forms 2013 Installation weiterlesen

ID: 6398 – Microsoft.SharePoint.Diagnostics – SP_TRACE_CREATE – SYS.TRACES

Problem

Event-ID: 6398 – Ausnahme der Methode ‚Execute‘ der Auftragsdefinition ‚Microsoft.SharePoint.Diagnostics.SPSqlDeadlockDiagnosticProvider‘

Ausnahme der Methode ‚Execute‘ der Auftragsdefinition ‚Microsoft.SharePoint.Diagnostics.SPSqlDeadlockDiagnosticProvider‘ (ID <ID>). Weitere Informationen finden Sie unten.

Sie besitzen nicht die Berechtigung zum Ausführen von ‚SP_TRACE_CREATE‚.

Event-ID: 6398 – Ausnahme der Methode ‚Execute‘ der Auftragsdefinition ‚Microsoft.SharePoint.Diagnostics.SPSqlBlockingReportDiagnosticProvider‘

Ausnahme der Methode ‚Execute‘ der Auftragsdefinition ‚Microsoft.SharePoint.Diagnostics.SPSqlBlockingReportDiagnosticProvider‘ (ID <ID>). Weitere Informationen finden Sie unten.

The blocking query diagnostics provider could not set the ‚blocked process threshold‘ for the sql instance <SQL-Instanz-Name>.  Blocking queries will not be captured in this instance.  Error Code: Der Benutzer besitzt nicht die Berechtigung zum Ausführen dieser Aktion.
Sie haben keine Berechtigung zum Ausführen der RECONFIGURE-Anweisung.
Die Konfigurationsoption ‚blocked process threshold‘ ist nicht vorhanden, oder sie ist möglicherweise eine erweiterte Option.
Sie haben keine Berechtigung zum Ausführen der RECONFIGURE-Anweisung.

Event-ID: 6398 – Ausnahme der Methode ‚Execute‘ der Auftragsdefinition ‚Microsoft.SharePoint.Diagnostics.SPIOIntensiveQueryDiagnosticProvider‘

Ausnahme der Methode ‚Execute‘ der Auftragsdefinition ‚Microsoft.SharePoint.Diagnostics.SPIOIntensiveQueryDiagnosticProvider‘ (ID <ID>). Weitere Informationen finden Sie unten.

Sie besitzen nicht die Berechtigung zum Ausführen von ‚SP_TRACE_CREATE‚.

Event-ID: 6398 – Ausnahme der Methode ‚Execute‘ der Auftragsdefinition ‚Microsoft.SharePoint.Diagnostics.SPDiagnosticsMetricsProvider‘

Ausnahme der Methode ‚Execute‘ der Auftragsdefinition ‚Microsoft.SharePoint.Diagnostics.SPDiagnosticsMetricsProvider‘ (ID <ID>). Weitere Informationen finden Sie unten.

Aktualisierungskonflikt. Sie müssen diese Aktion wiederholen. Das SPWebService-Objekt wurde von <Farm/TimerService-Account>) im Prozess OWSTIMER (26568) auf dem Computer <SP-Server-Name> aktualisiert. Weitere Informationen zu dem Konflikt finden Sie im Ablaufverfolgungsprotokoll.

Failed to check usage db server Sie besitzen nicht die Berechtigung zum Ausführen von ‚SP_TRACE_CREATE‘.

In den ULS-Logs zu finden.

Oder auf Englisch: Failed to check usage db server You do not have permission to run ‚SP_TRACE_CREATE‚.

Failed to get legacy traces, Sie besitzen nicht die Berechtigung zum Ausführen von ‚SYS.TRACES‘.

In den ULS-Logs zu finden.

Oder auf Englisch: Failed to get legacy traces, You do not have permission to run ‚SYS.TRACES‚.

Unable to write service call usage entry.

In den ULS-Logs zu finden.

The Execute method of job definition Microsoft.SharePoint.Diagnostics.xxxx (ID xxxxx) threw an exception.

In den ULS-Logs zu finden.

… The blocking query diagnostics provider could not set the ‚blocked process threshold‘ for the sql instance …

In den ULS-Logs zu finden.

ID: 6398 – Microsoft.SharePoint.Diagnostics – SP_TRACE_CREATE – SYS.TRACES weiterlesen

URL einer Liste oder Bibliothek in SharePoint ändern

Einleitung

Im SharePoint ist es ohne Weiteres möglich den Namen einer Dokumentenbibliothek oder einer Liste zu ändern. Allerdings die URL einer Liste oder Bibliothek in SharePoint ändern geht nicht ohne Tricks.

Hier zeige ich, wie man eine URL einer Liste oder Bibliothek in SharePoint ändern kann, also den Namen aber auch die Internetadresse umbenennen kann.

URL einer Liste oder Bibliothek in SharePoint ändern weiterlesen