SharePoint Bibliothek - Reiter BIBLIOTHEK - Mit Explorer öffnen - Button - SharePoint 2013

SharePoint Dokumentenbibliothek mit Windows Explorer öffnen – Anleitung

Einleitung

Mit diesem Tipp möchte ich den SharePoint-Neulingen zeigen, wie man eine SharePoint Dokumentenbibliothek mit Windows Explorer öffnen kann.

Der Vorteil gegenüber der Weboberfläche besteht darin, dass man wie gewohnt mit Ordnern und Dateien arbeiten kann (z.B. mehrere Dateien gleichzeitig verschieben), obwohl sich diese Ordner und Dateien nicht lokal (auf dem eigenen PC), sondern auf einem Server befinden.

Diese Art des Zugriffs auf den SharePoint wird von Microsoft nicht für die tägliche Arbeit empfohlen, da man dadurch die Eigenschaften und Vorteile (Metadaten, Auscheckfunktion etc.) eines CMS umgeht.

Ist-Zustand

SharePoint Umgebung

  • SharePoint 2013 SP1 (On-Premises, 3 Tier Cluster)
  • MS SQL-Server 2008 R2 Failover-Cluster
  • Client-Computer OS: Windows 10
  • Internet Explorer 11
  • SP-Bibliothek URL: https://sharepointdnsname.com/demo/_layouts/15/start.aspx#/Freigegebene%20Dokumente/Forms/AllItems.aspx

SharePoint Dokumentenbibliothek mit Windows Explorer öffnen

Folgende Wege gibt es, um eine SharePoint Dokumentenbibliothek mit Windows Explorer öffnen zu können.

Mit Hilfe des SharePoint-Buttons „Mit Explorer öffnen“

Man kann aus dem Internet-Explorer heraus eine SharePoint Dokumentenbibliothek mit Windows Explorer öffnen.SharePoint Bibliothek - Reiter BIBLIOTHEK - Mit Explorer öffnen - Button - SharePoint 2013

Dazu bitte folgende Schritte durchführen:

  • Eine SharePoint Dokumentenbibliothek im Internet-Explorer öffnen.
    Demo - Dokumente - Bibliothek - SharePoint 2013
  • Den Reiter „BIBLIOTHEK“ aufklappen
  • Im Bereich „Verbinden und Exportieren“ den Button „Mit Explorer öffnen“ anklicken.
    SharePoint Dokumentenbibliothek mit Windows Explorer öffnen -SharePoint Bibliothek - Reiter BIBLIOTHEK - Menü lang - Mit Explorer öffnen Button - SharePoint 2013
    Falls die Ansicht schmaler ist, dann können die Knöpfe etwas anders aussehen
    SharePoint Dokumentenbibliothek mit Windows Explorer öffnen - SharePoint Bibliothek - Reiter BIBLIOTHEK - Menü kurz - Mit Explorer öffnen Button - SharePoint 2013
Hinweis:
Der Button „Mit Explorer öffnen“ funktioniert nur im Browser „Internet-Explorer“ und nicht in anderen Browsern (dort ist der Button ausgegraut)!

Der Windows-Explorer öffnet sich und zeigt den aktuellen Inhalt der Dokumentenbibliothek. Hier kann man dann wie gewohnt Datei- und Ordneroperationen durchführen.

SharePoint Dokumentenbibliothek mit Windows Explorer öffnen - Demo - Dokumente - Bibliothek - Freigegebene Dokumente - Windows-Explorer - SharePoint 2013

 

Technische Information:

In der Adressleiste des Windows-Explorers wird zwar folgende Adresse angezeigt:
https://sharepointdnsname.com/demo/Freigegebene Dokumente
Diese kann man normalerweise nicht dazu nutzen, um einen SharePoint-Ordner im Windows-Explorer zu öffnen (es wird sich Internet-Explorer öffnen).

Intern wird das WebDav-Protokoll benutzt und die eigentliche Adresse sieht wie folgt aus:
\\sharepointdnsname.com@SSL\DavWWWRoot\demo\Freigegebene Dokumente

Diese Adresse sieht man z.B. dann, wenn man sich aus dem gelben Ordner-Icon (oben links) eine Verknüpfung auf dem Desktop erzeugt und sich die Eigenschaften dieser Verknüpfung anschaut.

 

Falls beim Klicken auf den Button „Mit Explorer öffnen“ ein Fehler angezeigt wird, überprüfen Sie, ob der Windows-Dienst „WebClient“ gestartet ist.

Mit Hilfe der URL öffnen (Browserfreie Alternative)

Um die Dokumentenbibliothek mit Hilfe der SharePoint Webadresse im Windows-Explorer zu öffnen, muss man folgende Schritte durchführen.

  • Eine SharePoint Dokumentenbibliothek im Internet-Explorer öffnen.
    Demo - Dokumente - Bibliothek - SharePoint 2013
  • Die Web-Adresse (die URL) der SharePoint-Bibliothek in die Zwischenablage kopieren. In diesem Fall lautet unsere Beispiel-URL:
    https://sharepointdnsname.com/demo/_layouts/15/start.aspx#/Freigegebene%20Dokumente/Forms/AllItems.aspx
  • Den Windows-Explorer öffnen.
    Das kann man wie folgt machen:
    • Entweder das Icon des Explorers suchen und anklicken
      Windows-Eplorer - File Explorer - Icon - Taskleiste
    • oder die Tastenkombination [Win]+[e] drücken.
      Windows - Bildschirmtastatur - Tastenkombination - Win - e - Windows Explorer - File Explorer
  • In die Adressleiste klicken, die vorher kopierte URL einfügen (noch nicht mit Enter bestätigen)
    In diesem Beispiel lt. die eingefügte Adresse:
    https://sharepointdnsname.com/demo/_layouts/15/start.aspx#/Freigegebene%20Dokumente/Forms/AllItems.aspx
  • Die eingefügte Adresse muss wie folgt geändert werden:
    • https:\\sharepointdnsname.com\demo\_layouts/15/start.aspx#/Freigegebene%20Dokumente/Forms/AllItems.aspx
      • Das „http:“ oder „https:“ am Anfang entfernen.
      • Den Text in der Mitte zwischen _ und #/ entfernen (_layouts/15/start.aspx#/)
      • Alle Slashes bzw. Schrägstriche [/] müssen durch die Backslashes bzw. umgekehrte Schrägstriche [\] ersetzt werden.
        Zum Einfügen von \ kann die Tastenkombination [Alt Gr]+[ß] auf der Tastatur benutzt werden.
        Windows - Bildschirmtastatur - Tastenkombination - AltGr - ß - Backslash
    • Nun sieht die Adresse in unserem Fall so aus:
      \\sharepointdnsname.com\demo\Freigegebene%20Dokumente
  • mit [Enter] bestätigen.

Der Windows-Explorer öffnet sich und zeigt den aktuellen Inhalt der Dokumentenbibliothek. Hier kann man dann wie gewohnt Datei- und Ordneroperationen durchführen.

Demo - Dokumente - Bibliothek - Freigegebene Dokumente - Windows-Explorer - SharePoint 2013

Im Windows-Explorer geöffnete SharePoint-Bibliothek für schnellen Zugriff ablegen

Es wäre sehr mühsam, müsste man die oben durchgeführten Schritte jedes Mal ausführen, um auf eine Dokumentenbibliothek aus dem SharePoint mit Hilfe des Windows-Explorers zuzugreifen.

Es gibt nun verschiedene Möglichkeiten, um diesen Ort im Windows für den Schnellzugriff abzulegen (eine Art Verknüpfung erstellen) und sich damit die Arbeit zu erleichtern.

Desktop Verknüpfung

Nachdem nun eine SharePoint-Dokumentenbibliothek im Windows-Explorer erfolgreich geöffnet wurde, kann man recht einfach eine Verknüpfung für die schon geöffnete Dokumentenbibliothek auf dem eigenen Desktop ablegen.

Dazu bitte folgende Schritte durchführen:

  • Sicherstellen, dass der gewünschte SharePoint-Ort bereits im Windows-Explorer geöffnet ist.
  • Das gelbe Ordner-Icon oben links in der Adressleiste des Windows-Explorers mit der linken Maustaste anklicken und mit gedrückter Maustaste auf die freie Fläche des Windows-Desktops ziehen und die Maustaste loslassen.
    Demo - Dokumente - Bibliothek - Freigegebene Dokumente - Windows-Explorer - Desktop-Verknüpfung - Link - SharePoint 2013
  • Mit Hilfe dieser Verknüpfung auf dem Desktop kann man nun mit einem Doppelklick den vorher ausgewählten Ordner jederzeit vom Desktop aus im Windows-Explorer öffnen.

Favoriten bzw. Schnellzugriff im Windows-Explorer

Anstatt das gelbe Icon auf den Desktop zu ziehen, kann man es zu „Favoriten“ (bis Windows 10) bzw. „Schnellzugriff“ (ab Windows 10) hinzufügen.

Dazu bitte folgende Schritte durchführen:

Favoriten im Windows-Explorer (bis Windows 10)

  • Sicherstellen, dass der gewünschte SharePoint-Ort bereits im Windows-Explorer geöffnet ist.
  • Das gelbe Ordner-Icon oben links in der Adressleiste des Windows-Explorers mit der linken Maustaste anklicken und mit gedrückter Maustaste auf die „Favoriten“ oben links im Windows-Explorer ziehen und die Maustaste loslassen.
    Demo - Dokumente - Bibliothek - Freigegebene Dokumente - Windows-Explorer - Favoriten-Verknüpfung - Link - SharePoint 2013
  • Es wurde unter den „Favoriten“ eine Verknüpfung zu dem vorher geöffneten Ort abgelegt. Diese Verknüpfung ist in jedem Windows-Explorer-Fenster erreichbar.

Schnellzugriff im Windows-Explorer (Windows 10)

Demo - Dokumente - Bibliothek - Freigegebene Dokumente - Windows-Explorer - Schnellzugriff - SharePoint 2013

Hinweis: In Windows 10 heißt dieser Platz für Verknüpfungen nicht mehr „Favoriten“ sondern „Schnellzugriff„. Dieser verhält sich etwas anders (s.u.)

Achtung:
Legt man Elemente unter Windows 10 unter „Schnellzugriff“ ab, verhalten sich diese Elemente nicht mehr wie in früheren Betriebssystemen.Die Abgelegten Elemente sind keine Verknüpfungen mehr!

Operationen wie das Umbenennen dieser unter „Schnellzugriff“ abgelegten Elemente bewirkt, dass dadurch auch das Originalelement umbenannt wird (vorausgesetzt der Benutzer hat die Berechtigung auf das Originalelement)!

Als „Netzlaufwerk verbinden“

Zusätzlich zu den Möglichkeiten sich eine Verknüpfung in die Favoriten bzw. auf den Desktop abzulegen, gibt es noch die Möglichkeit einen Ort (hier eine SharePoint-Dokumentenbibliothek) als (Netz)Laufwerk im Windows-Explorer einzubinden. Das eingebundene Laufwerk verhält sich dann fast wie eine lokale Festplatte.

Um die SharePoint-Dokumentenbibliothek als Netzlaufwerk einzubinden, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

  • Die SharePoint-Bibliothek nach einer der oben beschriebenen Methoden im Windows-Explorer öffnen.
    Demo - Dokumente - Bibliothek - Freigegebene Dokumente - Windows-Explorer - SharePoint 2013
  • Die Adresse in die Zwischenablage kopieren. Z.B. folgendermaßen:
    • Mit der rechten Maustaste auf die Adressleiste klicken und
    • im Kontextmenü mit der linken Maustaste auf „Adresse als Text kopieren
      Demo - Dokumente - Bibliothek - Freigegebene Dokumente - Windows-Explorer - Adressleiste - Kontextmenü - Adresse als Text kopieren
  • Im Windows-Explorer links unten mit der rechten Maustaste auf „Computer“ klicken (manchmal heißt das Element z.B. auch „Dieser PC“ o.Ä.)
    Windows-Explorer - linker Bereich - Favoriten - Bibliotheken - Computer - Windows 8 - Server 2012
  • Im Kontextmenü den Eintrag „Netzlaufwerk verbinden…“ auswählen.
    Windows-Explorer - Computer - Kontextmenü - Verwalten - Netzlaufwerk verbinden - trennen - Eigenschaften - Netzwerkadresse hinzufügen - Windows 8 - Server 2012
  • Im Fenster „Netzlaufwerk verbinden“ folgende Angaben tätigen:
    • Laufwerk: Einen noch nicht belegten Laufwerksbuchstaben auswählen, unter dem später das Laufwerk im Windows-Explorer erreichbar sein soll.
    • Ordner: Hier muss die zuvor in die Zwischenablage kopierte Adresse des Zielortes rein kopiert werden. Dazu mit der rechten Maustaste in das Feld rein klicken und im Kontextmenü „Einfügen“ auswählen.
    • Verbindung bei Anmeldung wiederherstellenaktivieren – dann ist das Laufwerk auch nach einer neuen Benutzeranmeldung vorhanden.
    • „Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen“ – falls Sie für die Anmeldung andere Benutzerkennung und anderes Passwort für den gewünschten Ordner/Site benutzen wollen, als die aktuellen Windows-Anmeldeinformationen.
    • Button „Fertig stellen“ betätigen.
      Netzlaufwerk verbinden - Welcher Netzwerkordner soll zugeordnet werden - SharePoint Demo - Freigegebene Dokumente
    • Falls die aktuellen Windows-Anmeldeinformationen vom Zielort nicht akzeptiert werden oder falls sie die Option „Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen“ aktiviert haben, dann wird eine Anmeldeaufforderung angezeigt.

Danach öffnet sich ein neues Windows-Explorer Fenster. Darin sehen Sie das verbundene Laufwerk mit dem Namen des Zielortes (Umbenennung ist möglich), welches nun auch aus verschiedenen Programmen heraus benutzt werden kann.

Demo - Dokumente - Bibliothek - Freigegebene Dokumente - Windows-Explorer - Netzlaufwerk - SharePoint 2013

Fehler und Lösungen

Beim Öffnen dieses Speicherorts im Datei-Explorer liegt ein Problem vor.

Beim Klicken auf den Button „Mit Explorer öffnen“ im Internet-Explorer wird diese Fehlermeldung angezeigt.

Beim Öffnen dieses Speicherorts im Datei-Explorer liegt ein Problem vor. Fügen Sie diese Website Ihrer Liste vertrauenswürdiger Websites hinzu, und versuchen Sie es erneut.

Lösung

Den Dienst „WebClient“ (WebClient service) überprüfen

Der Button „Mit Explorer öffnen“ ist ausgegraut.

Lösung

„Mit Explorer öffnen“ funktioniert nicht

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